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No.211 会社の情報データを活かすにはどうするか

■ 会社の仕事における情報データ活用の現状

「探す、確認する、評価/判断する」
「計算する」「データ入力する」「転記する」
「情報・データをまとめる」
「仕事の状況を把握する」(進捗・期限)

これらは、日常業務の中で、よくある作業です。

管理システムなど仕組みが充実している会社では
「最適な方法が具現化」され、業務・作業は効率化しています。

しかし、その一方でシステム化が充分にされていない会社では、
業務・作業のほとんどをマンパワーに頼ることが多いのが現実です。

システム化がある程度、進んでいる会社であっても、
本当の意味で「情報データを上手く活用できている会社」は、それほど多くはありません。

■ その実態はどうなのか?

では、実態としてはどういう状況なのか?
コンサルタントとして、様々な会社をみてきた経験から問題点をまとめてみました。


● 情報データの活用範囲が狭い
財務や業務管理の基幹システムはあるが、規定の範囲のみデータ化・活用しているだけ。
実際は、システム範囲外・管理外の仕事は無数にあり、その情報管理は、担当者個々のやり方・技量に委ねられている。
例)「作業A」をやるとき、「資料・基準B」を確認・判断し、「結果C」としてまとめる(記録する)など
情報データの活用範囲は狭く、限定的になっている状況。


● 特定の個人だけが情報データを持っている=共有されていない
様々な管理がされ、多くの情報・データは存在するが、それら個別情報・データは収集・連結・活用されている訳では無い。
特定の個人しか認識できておらず、実質は情報・データが眠っている状態。


● 会社全体・職場でデータ収集・活用する発想が無い
・業務効率を上げるという目的・目標が明確に定められておらず、実際のアクションにはつながっていない。
・よく考えれば、データ収集・活用の意義や必要性はあるのだが、それに気づくのは問題発生の機会に遭遇した場合のみ。


■ 情報データを活用していくには

下記に、情報データを上手く使えている状態を示しました。

これらを機能させる大事なポイントは、

(1) 情報データ管理の実態をつかむこと
(2) 情報データ活用の目的と活用範囲を再定義すること
(3) 情報データ活用方法を検討・具体化すること
 です。

情報は会社の資産であり、情報管理・活用を上手くやることで、改善や効率化の土台も強くなります。

「情報データを活用すること=会社を強くすること」 です。


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