■ 会社の仕事における情報データ活用の現状
「探す、確認する」
「データ入力する」「計算する」「転記する」
「情報・データをまとめる」
「評価/判断する」
「仕事の状況を把握する」（進捗・期限）
これらは、日常業務の中で、よくある作業です。
管理システムなど仕組みが充実している会社では
「最適な方法が具現化」され、業務・作業は効率化しています。
しかし、その一方でシステム化が充分にされていない会社では、
業務・作業のほとんどをマンパワーに頼ることが多いのが現実です。
システム化がある程度、進んでいる会社であっても、
本当の意味で「情報データを上手く活用できている会社」は、それほど多くはありません。
■ その実態はどうなのか？
では、実態としてはどういう状況なのか？
コンサルタントとして、様々な会社をみてきた経験から問題点をまとめてみました。
● 情報データの活用範囲が狭い
財務や業務管理の基幹システムはあるが、規定の範囲のみデータ化・活用しているだけ。
実際は、システム範囲外・管理外の仕事は無数にあり、その情報管理は、担当者個々のやり方・技量に委ねられている。
例）「作業Ａ」をやるとき、「資料・基準Ｂ」を確認・判断し、「結果Ｃ」としてまとめる（記録する）など
情報データの活用範囲は狭く、限定的になっている状況。
● 特定の個人だけが情報データを持っている＝共有されていない
様々な管理がされ、多くの情報・データは存在するが、それら個別情報・データは収集・連結・活用されている訳では無い。
特定の個人しか認識できておらず、実質は情報・データが眠っている状態。
● 会社全体・職場でデータ収集・活用する発想が無い
・業務効率を上げるという目的・目標が明確に定められておらず、実際のアクションにはつながっていない。
・よく考えれば、データ収集・活用の意義や必要性はあるのだが、それに気づくのは問題発生の機会に遭遇した場合のみ。
■ 情報データを活用していくには
下記に、情報データを上手く使えている状態を示しました。
これらを機能させる大事なポイントは、
(1) 情報データ管理の実態をつかむこと
(2) 情報データ活用の目的と活用範囲を再定義すること
(3) 情報データ活用方法を検討・具体化すること
です。
情報は会社の資産であり、情報管理・活用を上手くやることで、改善や効率化の土台も強くなります。
「情報データを活用すること＝会社を強くすること」
です。
